1、明确需求和目标：在寻找年会策划之前，首先要明确年会的主题、规模、预算、参与人群等基本需求和目标，这将有助于你找到符合需求的策划公司或个人。

2、寻找资源：可以通过网络搜索、朋友推荐、行业协会等途径寻找合适的年会策划公司或个人，注意要查看其过往的成功案例和客户评价，确保其有足够的经验和专业能力。

3、筛选和比较：从找到的资源中筛选出几家符合需求的策划公司或个人，比较其服务内容、价格、专业度、口碑等方面，选择最合适的一家。

4、沟通与交流：与选定的年会策划进行沟通，了解其对于年会的理解和规划，看其是否能够充分理解你的需求和目标，并能够提出建设性的意见和建议。

5、确认方案：在沟通的基础上，确认年会策划的方案，包括活动流程、场地布置、节目安排、餐饮服务等细节，确保方案符合你的需求和目标，并且能够充分展示公司的形象和文化。

6、签订合同：确认方案后，与年会策划签订合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、价格、交付时间等。

7、跟进与执行：在年会策划的执行过程中，要保持与策划的沟通，及时解决问题和调整方案，确保年会能够顺利进行。

在选择虹口区年会策划时，还需要注意以下几点：

1、价格不是唯一标准：不要只看重价格而忽略了服务质量和专业度，选择一家性价比高的策划公司或个人，而不是选择价格最低的。

2、注意合同细节：在签订合同前，要仔细阅读合同条款，确保双方的理解一致，避免后期出现纠纷。

3、参考过往案例：可以要求年会策划提供过往的成功案例，从中了解其专业能力和服务水平。

4、确认后期服务：在合同中明确后期服务的范围和方式，如活动后的总结报告、照片视频等，确保能够得到全面的服务。

选择合适的虹口区年会策划需要综合考虑多方面因素，包括需求和目标、专业度、价格、口碑等，通过筛选、比较和沟通，选择一家合适的策划公司或个人，能够为年会的成功举办提供有力的保障。