年会策划书经费预算方案是确保年会顺利进行并控制成本的关键，以下是一个年会策划的经费预算方案，包括各项费用和预算分配。

预算总览

确定年会的整体预算，预算应包括以下主要部分：场地租赁、餐饮、娱乐节目、交通、物料制作、人员费用和其他杂项费用。

详细预算分配

1、场地租赁：

根据所选场地的大小和设施，预算场地租赁费用，这可能包括会议室、宴会厅或其他特殊场地，预算应考虑到场地的使用时间、设施设备和装饰需求。

2、餐饮费用：

包括餐费、饮料、水果和点心等，根据参会人数、餐饮标准和用餐次数（如午餐、晚餐或茶歇）来计算。

3、娱乐节目：

如果需要请专业团队进行节目编排和表演，或者需要购买相关设备，应将这部分费用纳入预算，还可以考虑设置抽奖环节或互动游戏，以增强年会的趣味性。

4、交通费用：

如果需要接送参会人员，应考虑交通费用，这包括租用大巴车或安排专车接送等费用。

5、物料制作：

包括会场布置、宣传资料、奖品和纪念品等制作费用，根据需求和设计要求，预算相应的制作成本。

6、人员费用：

包括策划人员、执行人员、安保人员等工资和奖金，根据人员数量和工作时长来计算。

7、其他杂项费用：

包括不可预见的花费，如紧急维修、临时采购等，预留一定的预算以应对可能出现的意外情况。

预算控制与执行

1、制定详细的费用清单：将各项费用细化到具体项目，以便于跟踪和控制。

2、合理分配预算：根据各项费用的重要性和紧迫性，合理分配预算，确保重点项目的资金支持。

3、定期汇报与审查：定期汇报预算执行情况，及时发现问题并调整预算，对预算执行情况进行审查，确保费用的合理性和有效性。

4、采购与合同管理：建立采购流程和合同管理制度，确保采购过程透明、合规，对供应商进行评估和比较，以获取性价比高的产品和服务。

5、节约成本：在保证活动质量和效果的前提下，尽量节约成本，通过优化场地布置、选择性价比高的餐饮供应商等方式来降低费用。

6、应急预案：制定应急预案，以应对可能出现的意外情况，确保在出现问题时能够迅速采取措施，降低损失。

通过以上预算方案和执行措施，可以确保年会策划的顺利进行并控制成本，在实施过程中，根据实际情况进行调整和优化，以确保年会的成功举办。