年会策划和筹备是年会举办过程中密不可分的两个环节，它们之间的关系可以概括为：策划是年会筹备的指导方向和框架，而筹备则是根据策划方案将各项细节付诸实践的过程。

年会策划主要是对年会的整体规划、设计和构思，包括年会的主题、形式、内容、时间、地点、预算等关键要素的确定，它为整个年会的举办提供了方向和框架，是年会筹备的基础。

而年会筹备则是在年会策划的基础上，对各项具体工作进行安排和执行的过程，它包括场地布置、节目安排、嘉宾邀请、物资采购、餐饮安排、交通安排、安全保障等各个方面的工作，筹备工作需要根据策划方案，将各项细节落实到具体的人员和时间上，确保年会的顺利进行。

年会策划和筹备的关系是相互依存、相互促进的，策划为筹备提供了方向和框架，而筹备则是将策划方案付诸实践的过程，只有两者紧密配合，才能确保年会的成功举办。