年会策划的需求量计算主要涉及对年会规模、参与人数、活动内容、场地设施、餐饮、交通等多个方面的综合考量，以下是一些主要的步骤和考虑因素：

1、确定年会规模和参与人数：这是计算需求量的基础，通过公司或组织的规模，以及预期的参与人数，可以初步估计所需的各项资源。

2、活动内容与时间：年会的活动内容（如晚宴、演讲、表演、游戏等）和时间长度（如晚会时长）将决定对场地、音响、灯光、餐饮等的需求量。

3、场地设施需求：根据活动内容和参与人数，计算所需的场地大小，以及所需的设施设备（如舞台、座椅、音响设备等）。

4、餐饮需求：根据参与人数和活动时间，计算所需的餐饮种类和数量，这包括主菜、小吃、饮料等。

5、交通与住宿（如需邀请外地嘉宾）：如果年会邀请了外地嘉宾，还需要考虑他们的交通和住宿需求。

6、预算与资源分配：在确定了各项需求后，根据预算进行资源的合理分配，这包括场地租赁、设备租赁、餐饮服务、交通安排等。

7、备用资源：考虑到可能出现的意外情况，建议预留一部分备用资源，以应对突发情况。

在计算过程中，可以使用一些工具或软件来帮助估算，如场地租赁平台可以提供场地大小的估算，餐饮预订平台可以提供根据人数和菜品估算费用的功能等。

制定一个详细的年会的策划方案，包括各项活动的具体安排、所需资源的详细清单和预算等，这将有助于更准确地计算需求量，如有需要，可以咨询专业的年会策划公司或相关领域的专家，他们可以根据经验和专业知识提供更准确的建议和帮助。