策划一个40人的年会需要综合考虑许多因素，包括预算、活动目的、场地选择、节目安排、餐饮安排等，以下是一个基本的策划流程和要点：

确定年会目的

要明确年会的目的是什么，是为了表彰员工、加强团队凝聚力，还是仅仅为了娱乐，明确目的有助于确定后续的策划方向和活动内容。

制定预算

根据年会的规模和目的，制定一个合理的预算，预算应包括场地租赁、餐饮、音响设备、节目表演、礼品等方面的费用。

选择场地

根据预算和活动目的，选择一个适合的场地，场地应能容纳40人，且具有举办年会的设施条件，如舞台、音响、灯光等。

节目安排

1、确定节目类型：可以包括员工才艺展示、游戏互动、领导讲话等。

2、安排节目顺序：根据场地条件和节目类型，合理安排节目的顺序和时长。

3、准备节目道具：根据节目需要，提前准备道具和设备。

餐饮安排

1、确定餐饮标准：根据预算和员工口味，选择合适的餐饮标准和菜品。

2、安排用餐时间：确保用餐时间与节目安排相协调，避免影响活动进程。

3、准备饮料和小吃：根据需要，准备饮料和小吃，以满足员工的口腹之欲。

其他事项

1、邀请函制作与发送：制作邀请函，包括活动时间、地点、着装要求等，并按时发送给员工。

2、礼品准备：根据预算和公司文化，准备合适的礼品，以表彰优秀员工或作为纪念品。

3、安全措施：确保场地安全，准备好急救箱等应急设备，以防万一。

4、宣传与推广：通过公司内部渠道和社交媒体等途径，对年会进行宣传和推广，提高员工的参与度和期待感。

5、现场布置：根据年会主题和公司文化，进行现场布置，营造出温馨、欢乐的氛围。

6、安排工作人员：确保有足够的工作人员负责现场秩序、音响设备、餐饮等事宜。

7、现场摄影与录像：安排专业摄影师或使用设备进行现场摄影与录像，以便留下美好回忆。

活动后工作

1、收集反馈：在活动结束后，收集员工的反馈和建议，以便改进未来的活动。

2、整理资料：整理活动照片、视频和文件等资料，以便日后回顾和宣传。

3、感谢参与人员：向所有参与年会的工作人员和员工表示感谢，以增强团队凝聚力。

4、总结经验教训：对年会的策划和执行过程进行总结，分析成功和不足之处，为以后的活动提供借鉴。

通过以上步骤的策划和执行，可以成功举办一个40人的年会，在策划过程中要注意细节和执行力度，确保活动的顺利进行和员工的满意度。