年会策划的准备时间因公司规模、活动复杂度、预算等因素而异，提前几个月开始策划和准备是比较理想的时间安排，以下是一些参考时间：

1、初步策划与预算制定：这个阶段通常需要一到两周的时间，需要确定年会的主题、形式、规模等，并初步制定预算。

2、场地选择与预订：根据年会的规模和需求，选择合适的场地，并提前预订，这个阶段可能需要一到两个月的时间，特别是在热门时段或地点，需要提前预订以确保场地可用。

3、节目策划与排练：如果年会需要节目表演，这个阶段需要花费一定的时间，需要确定节目内容、排练时间、排练地点等，并进行多次排练，这个阶段的时间长短取决于节目的复杂度和参与人数。

4、邀请函设计与发送：设计并制作年会邀请函，并通过邮件、短信、电话等方式发送给受邀嘉宾，这个阶段可能需要一到两周的时间。

5、物资准备与采购：根据年会需求，提前采购所需的物资，如舞台道具、音响设备、座椅、餐饮等，这个阶段需要根据实际情况进行安排。

6、现场布置与彩排：在年会前进行现场布置和彩排，确保活动顺利进行，这个阶段通常在年会前一周左右进行。

综合以上因素，提前三个月至半年开始策划和准备年会是比较合适的时间安排，这样可以有足够的时间进行策划、准备和调整，确保年会顺利进行，具体的时间安排还需要根据公司的实际情况进行调整。