第一次策划年会预算可能会有些复杂，但只要按照一定的步骤进行，就可以确保预算的准确性和合理性，以下是一个基本的年会预算策划步骤和示例：

确定年会的规模和形式

需要确定年会的规模和形式，包括参加人数、会议时长、会议地点等，这些因素将直接影响到预算的大小。

列出预算项目

根据年会的规模和形式，列出所有需要预算的项目，一般包括以下几个方面：

1、场地租赁费用：包括会议厅、宴会厅等场地的租赁费用。

2、餐饮费用：包括会议期间的茶歇、午餐、晚餐等费用。

3、交通费用：包括接送参加者的交通费用以及参会者的差旅费用（如果需要外地参会者）。

4、音响设备租赁费用：如果需要使用音响设备，需要租赁或购买相关设备。

5、节目表演费用：如果有节目表演，需要预算演员的费用以及相关设备的租赁费用。

6、礼品费用：包括给参加者的礼品以及奖品的费用。

7、其他费用：如印刷费、安保费、应急备用金等。

估算每个项目的费用

针对每个项目，进行费用估算，可以通过调查市场价格、与供应商协商等方式来确定每个项目的费用。

汇总预算

将所有项目的费用汇总，得到年会的总预算。

示例：年会预算表格

以下是一个简单的年会预算表格示例：

1、场地租赁费用：XX元（根据场地大小和租赁时间确定）

2、餐饮费用：XX元（根据参加人数和餐饮标准确定）

3、交通费用：XX元（根据接送人数和差旅标准确定）

4、音响设备租赁费用：XX元（根据设备数量和使用时间确定）

5、节目表演费用：XX元（根据演员数量和表演内容确定）

6、礼品费用：XX元（根据礼品种类和数量确定）

7、其他费用：XX元（包括印刷费、安保费、应急备用金等）

总计：XXXX元

这只是一个示例，实际的预算会因年会的具体需求而有所不同，在制定预算时，要确保充分考虑所有可能的费用，并留有一定的余地以应对意外支出，也要注意控制成本，避免不必要的浪费。