年会外包项目策划是一个复杂但重要的任务，它涉及到活动的整体规划、执行和后期评估，以下是一个年会外包项目的基本策划流程：

项目前期准备

1、需求分析：了解客户的需求和期望，包括年会的主题、规模、预算、参与人员等信息。

2、团队组建：成立专门的项目团队，包括策划人员、执行人员、供应商协调人员等。

3、制定项目计划：根据客户需求和团队能力，制定详细的项目计划，包括时间表、任务分配等。

策划阶段

1、主题设定：根据客户需求和公司文化，确定年会的主题。

2、场地选择：根据参与人数、活动形式等因素，选择合适的场地。

3、节目策划：根据主题和场地，策划一系列的节目和活动，包括文艺表演、游戏互动、颁奖典礼等。

4、餐饮安排：根据参与人数和口味偏好，制定餐饮方案，确保参会人员的饮食需求得到满足。

5、交通安排：提前规划好参会人员的交通路线和接送方案。

执行阶段

1、场地布置：按照策划方案，进行场地布置，包括舞台搭建、灯光音响设备安装等。

2、活动执行：按照计划执行各项活动，确保活动顺利进行。

3、现场协调：确保现场秩序，及时解决突发问题。

4、媒体宣传：通过社交媒体、公司内部通讯等方式，对年会进行宣传，提高活动的影响力。

1、活动反馈：收集参会人员的反馈意见，对活动进行评估。

2、总结报告：整理活动资料，撰写总结报告，包括活动成果、不足之处及改进建议等。

3、后续跟进：对客户进行后续跟进，了解客户对年会的满意度和反馈意见。

注意事项

1、确保活动的安全性和合法性，遵守相关法律法规。

2、注重细节，从参会人员的角度出发，考虑他们的需求和感受。

3、与客户保持良好的沟通，及时反馈活动进展和问题解决方案。

4、注重活动的创新和亮点，使活动更具吸引力和影响力。

通过以上策划流程，可以确保年会外包项目的顺利进行和圆满成功，在实施过程中，需要注重细节、注重沟通、注重创新，以达到客户的期望和要求。