策划一场年会所需的时间因各种因素而异，包括活动的规模、复杂度、参与人员数量等，提前几个月开始策划是比较合适的，以下是一个大致的时间规划：

1、确定年会目标与主题（1-2周）：在年会开始策划时，首先要明确年会的目标和主题，这有助于确定年会的规模、形式和内容。

2、制定详细计划（1-2周）：根据主题和目标，制定详细的策划方案，包括活动流程、节目安排、场地布置、餐饮安排等。

3、场地选择与预订（1-3个月）：根据年会规模和活动需求选择合适的场地，并尽早预订，避免场地冲突或被订满。

4、节目准备与排练（1-2个月）：如果年会需要节目表演，需要提前通知相关人员准备并排练节目。

5、邀请函设计与发送（1-2周）：设计并制作年会邀请函，包括活动日程、地点、着装要求等，并通过邮件或社交媒体等方式发送给受邀人员。

6、物资采购与准备（1-2周）：根据年会需求，提前采购所需的物资，如装饰物品、音响设备、餐饮用品等。

7、活动执行与现场协调（活动前至活动结束）：在活动当天，确保所有准备工作就绪，包括场地布置、设备调试、餐饮服务等，活动期间，进行现场协调，确保活动顺利进行。

综合以上各环节，策划一场年会通常需要提前几个月开始准备，具体时间会根据实际情况进行调整，建议尽早开始策划，以确保有足够的时间来准备和执行各项任务。