年会策划及准备是一个综合性的工作，需要考虑到多个方面，包括主题、活动内容、场地、人员、预算等，下面是一些关于年会策划及准备的步骤和注意事项：

确定年会主题

年会主题应该与公司的文化、业务、发展方向等相符合，同时也要考虑到员工的兴趣和参与度，确定主题后，可以围绕主题进行后续的策划和准备。

制定活动计划

根据主题，制定详细的活动计划，包括活动时间、地点、节目安排、餐饮安排等，在制定活动计划时，要考虑到参与人员的数量和需求，以及活动的可行性和预算。

确定场地和设备

根据活动计划，选择合适的场地和设备，场地应该符合活动的需求和预算，设备要齐全且功能正常，要考虑到场地的布置和装饰，以及音响、灯光等设备的租赁和安装。

邀请嘉宾和参与人员

根据活动计划，确定需要邀请的嘉宾和参与人员，嘉宾可以是公司领导、客户、合作伙伴等，参与人员则是公司员工，要提前通知邀请对象，并告知活动的时间、地点、着装要求等。

准备节目和材料

根据活动计划，准备相应的节目和材料，如果是文艺表演类的节目，需要提前排练和彩排；如果是游戏或互动环节，需要准备相应的游戏道具和奖品；如果是讲座或演讲环节，需要准备相关的资料和演讲稿。

安排人员分工和协调

在年会准备过程中，需要安排人员分工和协调，可以设立策划组、执行组、场地布置组、餐饮组等，明确各组的职责和工作内容，确保各项工作的顺利进行。

预算和费用管理

在年会策划及准备过程中，要制定详细的预算和费用管理方案，要考虑到场地租赁、设备租赁、餐饮、节目材料、嘉宾邀请等多个方面的费用，并确保在预算范围内进行管理和控制。

在年会现场，要确保各项工作的顺利进行，包括场地布置、设备调试、节目表演等，要做好现场的秩序维护和安全保障工作，在年会结束后，要进行后期总结和评估，总结经验和不足，为今后的年会策划和准备提供参考。

是年会策划及准备的一些基本步骤和注意事项，具体实施时还需要根据公司的实际情况进行调整和完善。