1、收集费用凭证：收集所有与年会策划相关的费用凭证，如发票、收据、合同等，这些凭证将用于证明费用的真实性和合理性。

2、编制报销申请表：根据收集的费用凭证，编制一份详细的报销申请表，表格中应包括费用类型、金额、日期、支付方式等信息。

3、提交报销申请：将编制好的报销申请表和相关费用凭证提交给公司财务部门或相关负责人，在提交前，请确保所有信息准确无误，并按照公司规定的流程进行操作。

4、审核与审批：公司财务部门或相关负责人将对报销申请进行审核，核实费用的真实性和合理性，如果审核通过，将进入审批流程，由上级领导进行审批。

5、报销款项支付：一旦审批通过，公司财务部门将根据公司的报销政策，将报销款项支付到员工的银行账户或其他指定账户。

在年会策划费用报销过程中，需要注意以下几点：

1、确保所有费用凭证的真实性和合法性，避免使用虚假或不合法的凭证进行报销。

2、按照公司的报销政策进行操作，了解公司的报销标准和流程。

3、及时提交报销申请，避免因延误导致的问题。

4、如遇到问题或疑虑，及时与公司财务部门或相关负责人沟通，寻求帮助和解决方案。

年会策划费用报销需要遵循公司的规定和流程，确保所有费用凭证的真实性和合法性，以便顺利完成报销申请和款项支付。